persiapan dalam administrasi dalam bidang krani di pramuka

Administrasi Gugus Depan

Pengertian administrasi dalam arti sempit adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan proses tulis menulis / ketatausahaan.

Gerakan Pramuka merupakan organisasi yang menyelenggarakan pendidikan bagi generasi muda, memerlukan dukungan dalam hal administrasi. Hal ini dibutuhkan, dengan berbagai macam kepentingan sebagai :

A. Data kongkrit.

B. Alat ukur aktifitas kegiatan.

C. Dukungan dan sarana yang dimiliki.

D. Perkembangan dan kemajuan yang dicapai.

Aktifitas administrasi di Gugus Depan.

Aktifitas administrasi rutin yang dilaksanakan dalam satuan Gugus Depan antara lain

1. Surat - menyurat
2. Kearsipan
3. Penyusunan Laporan.
4. Penyajian Data Satuan/ Gugus Depan.

Ad. 1. Surat Menyurat.

Sebagai Alat komunikasi dalam bentuk tertulis yang disampaikan kepada pihak lain, dalam bentuk warta. Dalam menyusun surat ada berbagai macam bentuk surat, bentk surat dapat dipilih sesuai kebiasaan atau kebutuhan satuan.

Bagian-bagian dalam bagan surat :

a.    Kepala Surat/ heading

b.    Tanggal surat.

c.    Nomor surat.

d.    Lampiran.

e.    Perihal.

f.     Alamat dalam, kepada yang dituju.

g.    Salam pembuka.

h.    Isi Surat.

i.      Salam Penutup.

j.      Nama Jabatan, Penanngung jawab surat.

k.    Tembusan.

l.      Initial.

Ad. 2. Kearsipan.

Adalah proses pengaturan dan penyimpanan surat-surat secara sistimatis, sehingga bila dibutuhkan akan dapat diketemukan dengan cepat dan tepat. Surat yang masuk maupun keluar disimpan dalam suatu file atau filing kabinet yang disusun secara teratur.

Ada berbagai macam sistim penyimpanan, antara lain :

1.  Sistim Abjad.

2.  Sistim Subyek.

3.  Sisitim Geografis.

4.  Sistim Nomor.

5.  Sistim Khronologis.

Ad. 3. Penyusunan Laporan.

Laporan merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban tertulis, yang berfungsi sebagai sumber informasi dalam hal mengetahui hasil yang dicapai dan pengambilan keputusan selanjutnya.

Berikut ini sistimatika/ batang tubuh laporan yang sering dipergunakan :

1.    Pendahuluan.

     a.  Menyangkut latar belakang

     b.  Masalah pokok laporan.

     c.  Sistimatika pelaporan.

2.    Dasar hukum.

3.    Maksud dan Tujuan kegiatan

4.    Waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan.

5.    Sistim penyelengaraan.

6.    Faktor Pendukung dan Permasalahan yang dihadapi.

7.    kesimpulan.

8.    Saran.

9.    Lampiran/ sumber bahan.

Ad. 4. Penyajian Administrasi dan  Data Satuan/ Gugus Depan.

Administrasi dan data di gugus depan sangat bermanfaat bagi seorang pembina

maupun anggota, yaitu :

1.    Mempermudah dalam tata kerja maupun mengambil keputusan.

2.    Sebagai gambaran/ visualisasi gugus depan

3.    Sumber Pustaka dan sebagai bahan pembanding.

4.    Dapat melaksanakan pendidikan dan kegiatan sesuai yang direncanakan.

5.    Mengetahui kemampuan dan perkembangan yang dimiliki anggota Pramuka.

6.    Sebagai Alat mencapai Tujuan Gerakan Pramuka.

JENIS BUKU ADMINISTRASI

                              

     A. Jenis Buku Administrasi dalam Gugus Depan :

a.    Buku Induk.

b.    Buku Inventaris.

c.    Buku Risalah Rapat/ Pertemuan.

d.    Buku Keuangan dan buku iuran.

e.    Buku Ekspedisi.

f.     Buku Kegiatan/ Latihan.

g.    Buku Harian.

h.    Buku Log/ Log Book

i.      Buku Agenda Surat.

j.      Buku Sejarah dan Perkembangan Satuan.      

B. Jenis Daftar/ form administrasi satuan :

a.    Daftar hadir latihan.

b.    Daftar/ kartu perkembangan anggota.

c.    Daftar Tabungan.

d.    Form pendaftaran anggota.

e.    Form Program latihan rutin.

f.     Form Program kerja Tahunan.

Adminitrasi merupakan bentuk kegiatan yang tidak terpisahkan dari aktifitas kegiatan sehari-hari. Administrasi sebagai cermin kehidupan satuan, untuk itu perlu dikerjakan dengan rapi dan teliti. Apabila ditangani lebih dari satu orang maka sebaiknya diadakan pembagian tugas secara jelas. Serta disimpan sesuai disuatu tempat tertentu sesuai kebutuhan.